Le certificazioni di sistema ai tempi del COVID-19

In questo clima di crescente incertezza sulle evoluzioni che il COVID-19 avrà, nei mesi a venire, sulla popolazione e sull’economia mondiale, le certificazioni di sistema e il loro mantenimento appare, attualmente, l’ultima preoccupazione dei manager aziendali. Gli Enti di certificazione, consultati in merito, tentennano nel fornire indicazioni sulle modalità di svolgimento dei prossimi audit, di certificazione e di sorveglianza.

La mancanza di indicazioni da parte degli Enti ci ha spinto a ricercare informazioni fino alla fonte. Vi illustriamo cosa sta succedendo.

L’International Accreditation Forum e alcuni Enti di accreditamento hanno già fornito indicazioni agli Enti di certificazione, su come comportarsi in merito all’emergenza sanitaria in atto. Ci riferiamo a una linea guida che è stata redatta in accordo con il documento IAF ID 3:2011, emesso dall’International Accreditation Forum, che descrive come comportarsi nella gestione degli eventi straordinari che coinvolgono le Organizzazioni certificate e gli Enti di certificazione. L’emergenza COVID-19 rientra negli eventi straordinari contemplati dalla linea guida.

In grande sintesi, il documento IAF ID3:2011 stabilisce che l’Ente di certificazione:

1. dovrebbe valutare il rischio che un’azienda certificata, coinvolta direttamente o indirettamente dall’emergenza sanitaria, non possa dare continuità al proprio sistema di gestione. Se tale rischio è basso, l’Ente di certificazione dovrebbe considerare anche i rischi connessi alla difficoltà di svolgimento dell’audit, per esempio quelli per la salute a cui l’auditor potrebbe essere esposto.
2. dovrebbe valutare una certa flessibilità nell’imporre le date dell’audit, per esempio posticipando le stesse di un periodo non superiore a 6 mesi.
3. dovrebbe considerare l’uso di tecnologie per condurre gli audit da remoto.

Gli audit da remoto dovranno essere condotti secondo quanto previsto dal documento mandatorio IAF MD 4:2018 IAF mandatory document for the use of information and communication technology (ICT) for auditing/assesment purposes, il quale prevede l’uso delle seguenti tecnologie:

• incontri; mediante strutture di teleconferenza, inclusa la condivisione di audio, video e dati;
• audit / valutazione di documenti e registrazioni mediante accesso remoto, in modo sincrono (in tempo reale) o asincrono (se applicabile);
• registrazione di informazioni e raccolta di prove mediante registrazioni di video e audio;
• accesso visivo / audio a postazioni remote o potenzialmente pericolose.

Quindi, alla data odierna sono già state fornite indicazioni su quali saranno le forme di comunicazione per lo svolgimento degli audit da remoto. Si tratta adesso di stabilire quali dovranno essere le infrastrutture e gli applicativi software da impiegare per dare seguito a quanto è stato previsto. Possiamo sicuramente affermare che, al giorno d’oggi, c’è l’imbarazzo della scelta, tra strumenti gratuiti e a pagamento.

In sostanza, gli strumenti per poter certificare o mantenere la certificazione di un sistema di gestione non mancano, come pure per continuare le attività di consulenza a distanza; sarà sufficiente iniziare a prenderci dimestichezza. L’emergenza sanitaria potrebbe aprire le Organizzazioni all’uso di forme di comunicazione alternative, azzerando comunque le distanze fisiche, ma soprattutto abbattendo tutti i costi che, per il cliente, non aggiungono alcun valore al servizio erogato (come ad esempio quelli di trasferta).

Concludiamo riportando un estratto di una lunga massima di Albert Einstein:

L’inconveniente delle persone e delle nazioni è la pigrizia nel cercare soluzioni e vie di uscita. (…) È nella crisi che emerge il meglio di ognuno, perché senza crisi tutti i venti sono solo lievi brezze.